Política de Tratamiento de Datos Personales de R4H – Rent for Hours

En R4H – Rent for Hours, respetamos y protegemos tu privacidad. Esta política establece las condiciones bajo las cuales recolectamos, usamos, almacenamos, transferimos y protegemos tus datos personales, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas complementarias y actualizaciones regulatorias vigentes en Colombia.

R4H reconoce la importancia de la seguridad y confidencialidad de la información. Por lo tanto, se compromete a implementar con sus mejores esfuerzos todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales y asegurar su correcto tratamiento, incluyendo los casos en que dichos datos sean tratados por terceros aliados o transferidos a servidores en el exterior, todo dentro del marco de la normatividad colombiana aplicable.

Definiciones: Para efectos de la presente Política, los siguientes términos tendrán el significado que aquí se les asigna, sin perjuicio de los demás que se encuentran definidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen o complementen:

R4H: Hace referencia a R4H APP S.A.S., sociedad por acciones simplificada, legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 901.988.412 – 1, con domicilio en Envigado, Antioquia. R4H es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente a través de sus canales y la Encargada del Tratamiento cuando actúa por cuenta de terceros conforme se define más adelante en la Política.R4H también es la titular de los derechos de Propiedad Intelectual sobre la Plataforma “R4H – Rent for Hours” y es responsable de su administración, operación, mantenimiento y seguridad.
Plataforma: Se refiere al sistema tecnológico desarrollado y administrado por R4H que permite a los usuarios publicar, descubrir, reservar y pagar por el uso temporal de espacios físicos (inmuebles o partes de ellos) por horas. Incluye su interfaz web, bases de datos, pasarelas de pago integradas, sistemas de mensajería interna, soporte técnico, algoritmos de búsqueda y componentes informáticos que soportan la prestación del servicio. La Plataforma es un medio tecnológico de intermediación digital, no un actor contractual, y su uso implica la aceptación de sus Términos y Condiciones y de la Política.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación y finalidades del tratamiento de los datos personales. En la Política, R4H actúa como Responsable respecto de los datos recolectados de usuarios, Arrendadores, Arrendatarios y aliados a través de la Plataforma y de otros medios autorizados.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable, conforme a sus instrucciones. R4H podrá ser Encargada cuando trate datos personales en representación de los propietarios o arrendadores en virtud del contrato de mandato con representación que ha suscrito con ellos, o podrá designar como Encargados a terceros aliados, tales como proveedores tecnológicos, operadores de pago, empresas de validación de identidad, servicios en la nube o proveedores de soporte técnico, quienes deberán garantizar el cumplimiento de los principios y deberes de protección de datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de R4H o de sus Encargados. Comprende a los usuarios de la Plataforma (Arrendadores y Arrendatarios), proveedores, empleados, aliados comerciales y cualquier individuo que interactúe o R4H o use la Plataforma.
Usuarios: Toda persona natural o jurídica que acceda, utilice, navegue o interactúe con la Plataforma, ya sea en calidad de Arrendador, Arrendatario, visitante, proveedor, aliado comercial o cualquier otro que haga uso de las funcionalidades o servicios, incluyendo aquellos que simplemente consulten su contenido. Los Usuarios, al registrarse o utilizar la Plataforma, autorizan el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política y los Términos y Condiciones.
Arrendador: Persona natural o jurídica que, siendo propietario, poseedor legítimo o titular de derechos suficientes sobre un inmueble o un espacio dentro de él, lo ofrece temporalmente a través de la Plataforma para ser arrendado por horas, y que autoriza a R4H, por medio de un mandato con representación, para gestionar el recaudo y la facturación de los valores pagados por los Arrendatarios.
Arrendatario: Persona natural o jurídica que, a través de la Plataforma, reserva y utiliza un espacio ofrecido por un Arrendador para fines temporales conforme a los Términos y Condiciones.
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Incluye, entre otros, datos de identificación, contacto, financieros, tributarios, biométricos, de geolocalización o comportamiento digital.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
Política: Hace referencia al presente documento denominado “Política de Tratamiento de Datos Personales de R4H – Rent for Hours”, que regula las reglas, principios, procedimientos y derechos aplicables al manejo de los datos personales recolectados o tratados por R4H en el marco de su actividad empresarial y del uso de la Plataforma.

2. Responsable del Tratamiento: R4H es el Responsable del Tratamiento de los datos personales
recolectados a través de la Plataforma, sus canales digitales, formularios, contratos o cualquier otro
medio físico o electrónico relacionado con su operación, prestación de servicios o relaciones
contractuales, laborales y comerciales. R4H decide de manera autónoma sobre la recolección,
almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de los datos
personales de los Usuarios, determinando las finalidades del tratamiento conforme a la
normatividad vigente y a la Política. Como Responsable del Tratamiento, R4H asume los siguientes
compromisos y deberes específicos:

Recolectar y tratar únicamente los datos personales que sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades informadas al Titular.
Obtener el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley.
Conservar prueba documental, electrónica o digital de la autorización otorgada por los Titulares, garantizando su disponibilidad en caso de requerimiento por parte del Titular o de la autoridad competente.
Implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Velar por la veracidad, integridad, exactitud, actualización y verificabilidad de los datos tratados, así como por su uso exclusivamente para los fines legítimos y comunicados.
Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO).
Adoptar e implementar mecanismos de atención y respuesta que permitan a los Titulares ejercer efectivamente sus derechos ARCO.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el Titular o permitido por la ley, y abstenerse de circular información controvertida o bloqueada por orden de autoridad competente.
Permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas o que deban conocerlos en ejercicio de sus funciones.
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado y garantizar que sean veraces, completos, actualizados y comprensibles.
Actualizar oportunamente la información y comunicar al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Exigir a los Encargados del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Informar a los Titulares, a solicitud de éstos, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
Garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, seguridad y confidencialidad en todas las operaciones de tratamiento.
Comunicar oportunamente a los Titulares cualquier modificación sustancial de la Política o de las finalidades del tratamiento.
Supervisar a los Encargados del Tratamiento que actúen por cuenta de R4H, asegurando que apliquen los mismos estándares de seguridad y confidencialidad.

3. Actuación de R4H como Encargada del Tratamiento: En ciertos escenarios, R4H podrá actuar en

calidad de Encargada del Tratamiento de datos personales cuando el tratamiento se realice por

cuenta o siguiendo las instrucciones de un tercero que ostente la calidad de Responsable del

Tratamiento. En estos casos, el Responsable del Tratamiento será la persona natural o jurídica que

determine las finalidades y medios del tratamiento, mientras que R4H se limitará a ejecutar las

operaciones de tratamiento de acuerdo con sus instrucciones y en cumplimiento de la presente

Política. Como Encargada, R4H asume los siguientes compromisos:

Tratar los Datos Personales únicamente conforme a las instrucciones lícitas y documentales del Responsable, absteniéndose de utilizarlos para fines propios o distintos a los autorizados.
Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad adecuadas para proteger los Datos Personales contra pérdida, alteración, uso no autorizado, consulta o acceso indebido.
Garantizar la confidencialidad de la información recibida, incluso después de terminada la relación contractual o comercial con el Responsable.
Conservar los registros y soportes del tratamiento por el tiempo que resulte necesario para cumplir las obligaciones contractuales, legales o contables aplicables.
Apoyar al Responsable en la atención de consultas, reclamos o solicitudes formuladas por los Titulares.
Notificar oportunamente al Responsable sobre cualquier incidente de seguridad o acceso no autorizado que pueda comprometer la integridad o confidencialidad de la información.
Devolver o eliminar los datos una vez se haya cumplido la finalidad del tratamiento o a solicitud del Responsable, salvo que exista obligación legal o contractual de conservación.

4. Principios aplicables al tratamiento de Datos Personales: R4H desarrolla todas sus actividades de

tratamiento de Datos Personales con estricto apego a los principios establecidos en la Ley 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la complementen o modifiquen. Estos principios
orientan, interpretan y delimitan todas las actuaciones de R4H, sus aliados, empleados,
proveedores y Encargados del Tratamiento, garantizando un manejo transparente, seguro y
responsable de la información personal.

Principio de legalidad: R4H actuará siempre dentro del marco de las normas aplicables, absteniéndose de realizar tratamientos contrarios al ordenamiento jurídico o sin las autorizaciones requeridas.
Principio de finalidad: El tratamiento de los Datos Personales obedecerá a una finalidad legítima, informada al Titular, clara, específica y acorde con las funciones y objeto social de R4H. Ningún dato será utilizado para propósitos diferentes o incompatibles con los informados al momento de su recolección.
Principio de libertad: El tratamiento de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. En ningún caso se obtendrán o tratarán Datos Personales sin autorización o mediante medios engañosos o fraudulentos.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. R4H adoptará las medidas necesarias para evitar el tratamiento de datos erróneos o incompletos, y para garantizar su corrección o actualización cuando sea necesario.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, R4H garantizará al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia, uso, finalidad y localización de sus Datos Personales. Los procedimientos de consulta y reclamo estarán permanentemente disponibles y accesibles.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular o por la ley. Los datos personales no se harán accesibles ni circularán por medios no autorizados o inseguros, salvo cuando sean públicos o se requieran por orden de autoridad competente.
Principio de seguridad: R4H implementará medidas técnicas, humanas, organizacionales y administrativas adecuadas para proteger los Datos Personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción. Dichas medidas serán consistentes con el nivel de riesgo y la naturaleza de los datos tratados, y estarán alineadas con los estándares nacionales e internacionales de ciberseguridad.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con R4H o con el Titular de los datos. La información personal solo podrá ser comunicada o divulgada en los casos autorizados por la ley o por el propio Titular.
Principio de responsabilidad demostrada: R4H adoptará mecanismos de gestión, control y trazabilidad que permitan demostrar, ante los Titulares y las autoridades competentes, el cumplimiento efectivo de los principios, deberes y obligaciones en materia de protección de datos personales. Este principio implica la implementación continua de políticas, controles y programas de cumplimiento orientados a la mejora permanente.

5. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales: El Titular de los Datos Personales deberá autorizar de manera previa, expresa e informada a R4H para realizar el tratamiento de sus Datos Personales conforme a lo dispuesto en la Política y en la legislación aplicable.

La autorización será solicitada al momento de la creación de la cuenta de Usuario en la Plataforma o al realizar cualquier registro, contacto o interacción que implique el suministro de Datos Personales. En dicho proceso, R4H informará de manera clara, suficiente y accesible al titular acerca de:

Los Datos Personales que serán recolectados.
Las finalidades específicas y legítimas del tratamiento.
Los derechos que le asisten como titular y los mecanismos dispuestos para ejercerlos.
La identidad, dirección y canales de contacto de R4H como Responsable o Encargada del tratamiento, según corresponda.
La autorización podrá otorgarse por medios físicos, electrónicos o digitales que permitan verificar su obtención y la identidad del titular, tales como aceptación electrónica al momento del registro, clic de consentimiento, correo electrónico, mensaje de datos, firma digital o cualquier otro mecanismo idóneo conforme a la ley. R4H conservará prueba verificable de la autorización otorgada, la cual podrá ser consultada por el Titular o por la autoridad competente cuando así se requiera.
En todo caso, el Titular podrá revocar su autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que exija su conservación, siguiendo el procedimiento previsto en la presente Política.

6. Finalidades del Tratamiento: Los Datos Personales recolectados por R4H serán tratados de
conformidad con la Política para el cumplimiento de las siguientes finalidades legítimas y
proporcionales:

Finalidades secundarias o complementarias:

Enviar comunicaciones informativas o administrativas relacionadas con el uso de la Plataforma, actualizaciones, mantenimiento, mejoras o cambios en las políticas y condiciones aplicables.
Remitir información comercial, publicitaria o promocional sobre productos, servicios o beneficios ofrecidos por R4H o sus aliados estratégicos, siempre garantizando al Titular la posibilidad de oponerse o darse de baja en cualquier momento.
Desarrollar estudios de mercado, análisis estadísticos y modelos de comportamiento de uso para mejorar la experiencia de los Usuarios y optimizar la funcionalidad de la Plataforma.
Implementar y fortalecer mecanismos de seguridad, autenticación, prevención de fraude digital y mejora continua del servicio.
Conservar registros históricos de operación y transacciones para fines de auditoría, trazabilidad, control interno y cumplimiento normativo.

7. Tratamiento de Datos Personales por terceros: R4H podrá compartir, transmitir o transferir Datos
Personales con aliados estratégicos, proveedores o terceros que actúen como Encargados del
Tratamiento cuando ello sea necesario para la correcta ejecución de las finalidades descritas en
la Política, la prestación de sus servicios o el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
Estos terceros incluyen, entre otros:

Pasarelas de pago y entidades financieras (tales como Wompi, MercadoPago u otras que sean contratadas en el futuro), encargadas de procesar transacciones electrónicas bajo protocolos de seguridad y cifrado.
Empresas especializadas en validación de identidad, verificación documental o prevención de fraude, con el fin de confirmar la autenticidad de la información proporcionada por los Usuarios y cumplir con los programas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Proveedores tecnológicos, operadores de servicios en la nube y plataformas de soporte o alojamiento de datos, que permiten la operación continua, segura y eficiente de la Plataforma.
Aliados comerciales o logísticos que intervengan en la gestión de reservas o prestación de servicios complementarios, en la medida en que ello sea necesario para la ejecución de las relaciones contractuales con y entre los Usuarios.
Autoridades judiciales, administrativas o de control, cuando la ley o una orden judicial requieran el suministro de información.
En todos los casos, R4H garantizará que los terceros destinatarios del tratamiento adopten estándares equivalentes o superiores de seguridad, confidencialidad y protección de datos, mediante la suscripción de acuerdos contractuales específicos o cláusulas de tratamiento que aseguren:
El uso de los datos exclusivamente para las finalidades autorizadas.
La aplicación de medidas técnicas y organizacionales adecuadas para evitar su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o divulgación.
El cumplimiento de los principios y deberes previstos en la Ley 1581 de 2012 y en esta Política.
Cuando el tratamiento o almacenamiento de Datos Personales implique transferencias internacionales, R4H garantizará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección o que se adopten las salvaguardas contractuales necesarias, conforme a lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Transferencia y transmisión internacional de Datos Personales: Los Datos Personales recolectados
por R4H podrán ser almacenados, procesados o transmitidos en servidores ubicados fuera del
territorio colombiano, incluyendo, entre otros, los Estados Unidos de América, país en el cual se
encuentra alojada parte de la infraestructura tecnológica que soporta la Plataforma y sus
servicios digitales.

Cuando la transferencia o transmisión de datos personales se realice hacia países que no cuenten
con un nivel adecuado de protección reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio,
R4H adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizacionales necesarias para garantizar
la seguridad, confidencialidad y legalidad del tratamiento, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581
de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Circular Externa 02 de 2015.

En particular, R4H asegurará que:

Los terceros receptores utilicen los Datos Personales únicamente para las finalidades autorizadas por los Titulares.
Se apliquen estándares equivalentes o superiores de protección de Datos Personales.
Existan cláusulas contractuales de protección y confidencialidad que regulen expresamente la transmisión o transferencia internacional.
Los Titulares sean informados de manera clara sobre la posibilidad de que sus datos sean tratados o almacenados fuera del país.
R4H conservará la responsabilidad principal frente a los Titulares, aun cuando el tratamiento sea efectuado por terceros ubicados en el exterior.

9. Tipos de datos recolectados: R4H recolecta y trata únicamente los Datos Personales que sean
adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para cumplir las finalidades informadas al
Titular, conforme a los principios de proporcionalidad y finalidad establecidos en la Ley 1581 de
2012. La información podrá obtenerse de forma directa, automática o a través de terceros
autorizados, según corresponda:

Datos proporcionados directamente por el Titular: Estos datos se suministran al crear una cuenta, utilizar la Plataforma, celebrar contratos o interactuar con los servicios de R4H e incluyen, entre
otros:

Nombre completo.
Tipo y número de documento de identidad o identificación tributaria.
Imágenes, documentos o videos cargados para validación de identidad.
Datos de contacto: teléfono, dirección, correo electrónico, ciudad y país de domicilio.
Información fiscal, tributaria y de facturación.
Datos bancarios o financieros necesarios para procesar pagos, reembolsos o transferencias.
Información contractual y transaccional relacionada con reservas, cobros, pagos, contratos o reclamaciones.
Datos recolectados automáticamente: Durante el uso de la Plataforma, R4H podrá recolectar información de manera automática a través de cookies, APIs, herramientas analíticas y tecnologías similares, incluyendo:
Dirección IP y tipo de dispositivo utilizado.
Sistema operativo, navegador, zona horaria, idioma y versión de la aplicación.
Datos de navegación, clics, tiempo de permanencia y comportamiento en la Plataforma.
Registros de actividad y transacciones (reservas, pagos, devoluciones, entre otros).
Datos de ubicación o geolocalización cuando el Usuario haya autorizado expresamente su uso.
Datos obtenidos de terceros o de fuentes públicas: R4H podrá complementar la información del Titular con datos provenientes de fuentes legítimas o terceros aliados, para fines de validación, cumplimiento legal o seguridad, tales como:
Información de validación de identidad, antecedentes judiciales o verificación documental, proveniente de entidades públicas, centrales de riesgo o aliados especializados.
Datos financieros, crediticios o de solvencia económica obtenidos con autorización del Titular o de fuentes de acceso público.
Información derivada de listas restrictivas nacionales o internacionales, como parte de las políticas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Datos compartidos por pasarelas de pago, procesadores o aliados comerciales, cuando sea necesario para procesar transacciones o resolver disputas.
R4H no recolecta ni trata datos sensibles (como información sobre salud, orientación política, religiosa, étnica o sexual), ni Datos Personales de menores de edad, salvo que sea estrictamente necesario, se cuente con autorización expresa de los Titulares o de sus representantes legales, y el tratamiento responda al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales.
R4H no solicita ni tratará Datos Personales innecesarios para la prestación de sus servicios y toda recolección se realizará de conformidad con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.
Información de pago y seguridad financiera: La información de pago y las transacciones realizadas a través de la Plataforma son procesadas directamente por proveedores externos certificados los cuales cumplen con los estándares internacionales de seguridad y demás normas aplicables.
R4H no almacena, procesa ni tiene acceso directo a datos financieros sensibles, como números de tarjetas de crédito, códigos de verificación, claves de acceso u otra información bancaria confidencial.
Los datos financieros son recolectados, transmitidos y tratados exclusivamente por las pasarelas de pago, bajo sus propios protocolos de encriptación y confidencialidad, de acuerdo con sus políticas de privacidad y los acuerdos celebrados con R4H.
No obstante, R4H podrá recibir información no sensible relacionada con la transacción (por ejemplo, estado del pago, número de referencia, monto y fecha) con el único propósito de verificar la operación, emitir la factura correspondiente y garantizar la trazabilidad del proceso de pago.

10. Derechos de los Titulares de Datos Personales: Cualquier persona natural cuyos datos personales
sean tratados por R4H, en su condición de Titular o de legítimo representante o autorizado, tendrá
derecho a ejercer de manera gratuita y en todo momento los derechos reconocidos por la Ley
1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables. En particular, los Titulares podrán
ejercer los siguientes derechos:

Derecho de acceso o conocimiento: Conocer, acceder y consultar de forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de R4H, así como la información relacionada con el origen, uso y finalidad de dicho tratamiento.
Derecho de actualización, rectificación y corrección: Solicitar la actualización, corrección o rectificación de sus datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho de supresión: Solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que imponga la conservación del dato o mientras no se cumplan los plazos de prescripción de responsabilidades aplicables.
Derecho de prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada a R4H para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que la ley exceptúe dicho requisito.
Derecho de información sobre el uso de los Datos: Ser informado por R4H, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Derecho de oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales en los casos en que la ley lo permita, en particular frente al uso de su información con fines comerciales, promocionales o publicitarios.
Derecho de revocatoria de la autorización: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales cuando no exista deber legal o contractual que obligue su conservación o cuando el tratamiento vulnere los derechos y garantías constitucionales y legales del Titular.
Derecho a presentar quejas ante la autoridad: Presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos personales, conforme al procedimiento legal establecido.

11. Ejercicio de los derechos: Para ejercer cualquiera de los derechos descritos, el Titular o su representante podrá presentar su solicitud a través del siguiente canal de contacto:

Correo electrónico: soporte@r4happ.com

La solicitud deberá incluir:
Nombre completo del Titular y documento de identidad.
Descripción clara del derecho que desea ejercer (acceso, actualización, supresión, oposición).
Dirección física o electrónica para efectos de notificación.
Los documentos que soporten la solicitud, si aplica.
R4H analizará y dará respuesta a las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la ley, esto es, máximo diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables por una sola vez de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente.
R4H cuenta con un equipo de Protección de Datos Personales, conformado por personal designado de las áreas de Tecnología, Legal y Atención al Usuario, encargado de:
Garantizar el cumplimiento de la presente Política y de la normativa aplicable.
Atender y responder las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares.
Coordinar las medidas técnicas, administrativas y jurídicas para la protección de la información.
Reportar a la alta dirección los incidentes de seguridad o las medidas correctivas necesarias.

12. Conservación y eliminación de los Datos Personales: R4H conservará los Datos Personales
únicamente durante el tiempo que sea necesario, adecuado y razonable para cumplir con las
finalidades específicas para las cuales fueron recolectados, de conformidad con los principios de
necesidad, proporcionalidad y finalidad previstos en la Ley 1581 de 2012. La conservación de los
datos podrá fundarse en alguno de los siguientes criterios:

Cumplimiento de obligaciones contractuales derivadas del uso de la Plataforma, del Contrato de Mandato celebrado entre R4H y los Arrendadores o de cualquier otra relación jurídica con los Usuarios.
Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables o regulatorias aplicables a R4H o a los terceros aliados con los que se haya compartido la información.
Atención de requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
Conservación de registros para fines de prevención de fraude, seguridad, defensa judicial o comprobación de cumplimiento de obligaciones, dentro de los plazos de prescripción aplicables.
Una vez finalizados los periodos necesarios para las finalidades anteriores, R4H procederá a:
Eliminar los datos personales de forma segura, definitiva e irreversible, o
Anonimizarlos o bloquearlos, de manera que no sea posible identificar al Titular, cuando la conservación de información agregada o estadística sea necesaria para fines legítimos de archivo, análisis o mejora del servicio.
En ningún caso los datos personales serán conservados de manera indefinida o para finalidades incompatibles con aquellas que motivaron su recolección inicial.
Cuando existan obligaciones legales o contractuales que impidan la eliminación inmediata, R4H garantizará que los datos se conserven de forma restringida, con acceso limitado únicamente al personal o proveedores que requieran dicha información para el cumplimiento de tales fines.
Cumplido el plazo legal, contractual o de prescripción correspondiente, los datos serán eliminados de manera definitiva conforme a las políticas internas de seguridad de la información de R4H.

13. Confidencialidad: R4H garantizará la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos
Personales tratados, implementando medidas técnicas, humanas y administrativas destinadas a
prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El deber de confidencialidad será obligatorio para todos los colaboradores, contratistas, aliados y Encargados del Tratamiento que intervengan en el manejo de Datos Personales, incluso después de finalizada su relación con R4H.

La presente Política se integra con la cláusula de confidencialidad contenida en el Contrato de
Mandato con Representación celebrado entre R4H y los Arrendadores y con las disposiciones
equivalentes de los Términos y Condiciones de uso de la Plataforma.

En caso de discrepancia o conflicto de interpretación entre dichos documentos, prevalecerá la
disposición que otorgue una mayor protección a los derechos del Titular de los Datos Personales.

14. Integración con otros documentos contractuales: La presente Política forma parte integral de los
instrumentos contractuales que regulan las relaciones entre R4H y los Usuarios de la Plataforma,
incluyendo, pero sin limitarse a, el Contrato de Mandato con Representación celebrado entre R4H y
los Arrendadores y los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma.

En consecuencia, cualquier tratamiento de Datos Personales derivado de la ejecución de dichos instrumentos se regirá de manera armónica por esta Política, por las normas de protección de
datos personales aplicables en Colombia y por las condiciones particulares previstas en los
respectivos contratos.

En caso de discrepancia entre esta Política y los mencionados instrumentos, prevalecerá la
interpretación que mejor garantice los derechos de los Titulares y el cumplimiento de la normativa
vigente en materia de protección de Datos Personales.

15. Vigencia y modificaciones: La presente Política entra en vigor a partir de su publicación y tendrá
una duración indefinida mientras se mantenga la relación entre el Titular y R4H o exista necesidad
de conservar la información conforme a la ley. R4H podrá modificar unilateralmente esta Política,
publicando la versión actualizada en la Plataforma. Las modificaciones serán informadas a los
Titulares y se entenderán aceptadas con el uso continuo de la Plataforma.

16. Domicilio: Para todos los efectos derivados de esta Política, el domicilio principal de R4H será el
municipio de Envigado, Antioquia, Colombia, sin perjuicio de que pueda operar y administrar su
Plataforma desde otros municipios del Área Metropolitana del Valle de Aburrá o desde el exterior.